Februar 2019
Funktionsbeskrivelse for aktivitetsansvarlig i TIF
Alle aktiviteter i TIF har tilknyttet en frivillig aktivitetsansvarlig.
Den aktivitetsansvarlige står for kontakten til medlemmerne og har hertil en række praktiske og organisatoriske forpligtelser.
Kontakten til medlemmerne
- Står for den daglige kontakt til egen aktivitets medlemmer
- Sørger for at folk, der kommer til træning bliver meldt ind i TIF
- Følger op på betalinger ved at kontrollere i Conventus
- Oplyser egne medlemmer om aflysninger mv. Aktivitetsansvarlige
har adgang til egne medlemmernes mailadresser i Coventus
Økonomi
- Råder over aktivitetsbudget for egen aktivitet, 1000 kr. pr. år + hvad der evt. er opkrævet ekstra over kontingentet
- Fører selv kontrol med at forbrug på egen aktivitet holdes inden for budgettet
- Ansøger bestyrelsen om forbrug ud over eget budget
- Forbrug ud over eget budget, der ikke er forhåndsgodkendt refunderes ikke.
Udbetalinger fra TIF kassen
- Udlæg vedr. ikke-løn (redskaber mv.) godtgøres via forretningsføreren. Den aktivitetsansvarlige sørger for at dokumentation og oplysning om bankkonto, som det udlagte beløb skal sættes ind på, sendes til forretningsføreren, på mail: forretning(at)trekronerif.dk
- Udbetaling af løn sker via kassereren. Anmodning om udbetaling af løn / godtgørelser sendes til kassereren (mail: kassereren(at)trekronerif.dk) med oplysning om fuldt navn, adresse, cpr.nr og bankoplysninger på de personer, der skal modtage løn / godtgørelse.
Praktiske forpligtelser i forbindelse med træning
- Få nøglebrik udleveret / opdateret efter anvisning fra skolen
- Sørge for at åbne og lukke/låse hal i forbindelse med træning
- Være til stede ved træningen i hal eller sikre at en afløser er til stede (obs. på børneattester, se nedenfor)
- Sikre at de vilkår der gælder for lån af hal overholdes (fx ikke at benytte sorte såler og at spise i hallen)
Ansvar for udstyr
- Er ansvarlig for vedligeholdelse af udstyr, der anvendelse til egen aktivitet
- Ved udstyr der ejes/benyttes sammen med skolen gå i dialog med serviceleder, når der er brug for reparationer mv.
- Før igangsættelse af reparationer e. lign. ud over eget budget ansøge bestyrelsen
Oprydning og rengøring i hallen
- Sikre at der rydes op efter træning
- Give beskes til skolens serviceleder, hvis hallen overtages i uacceptabel stand
- Særlig opmærksomhed i weekender: Der gøres ikke rent mellem fredag og mandag morgen, hvorfor det i forbindelse med aktiviteter i weekenden kan være nødvendigt at komme i god til og sikre at hallen er i orden. Serviceleder sørger for tilgængelighed af kost og tomme affaldsposer.
Børneattester – på aktiviteter for børn
- Sikre at der indhentes børneattester for alle voksne (+ 15 år), der som led i udførelsen af deres opgaver i TIF har børn i deres varetægt, dette sker ved
- En gang årligt at svare forretningsføreren, når han skriver ud og beder om oplysninger om de personer der er tilknyttet børneaktiviteter.
- Indsamle de pågældendes navn og cpr. nr. og forberede dem på at de ved henvendelse i eBoks skal give samtykke til børneattesten kan videregives til TIF.
- I løbet af året at kontakte administrator med oplysning om andre voksne, der har med børn at gøre, som der skal indhentes attester for (det er alle voksne, der på vegne af TIF har børn i deres varetægt uanset at der er tale om en kortere periode)
Medlem af TIF’s bestyrelse
- De aktivitetsansvarlige er fødte medlemmer af TIF’s bestyrelse og deltager som minimum i to årlige bestyrelsesarrangementer:
- Generalforsamlingen, der afholdes den sidste onsdag i oktober
- Møde til planlægning af ny sæson, der holdes den sidste onsdag i februar.
- Hvis en aktivitetsansvarlig er nødt til at melde afbud ved et af de to obligatoriske bestyrelsesarrangementer skal den aktivitetsansvarlige finde en suppleant blandt deltagerne i egen aktivitet.
- Generalforsamlingen gennemføres ifølge vedtægterne.
- Planlægningsmøde i februar afklarer ønsker til aktiviteter den kommende sæson (baggrund for at søge haltider) samt budget for ønskede aktiviteter.
Bidrag til annoncering
- De aktivitetsansvarlige bidrager med tekst til annoncering af ny sæson på TIF’s hjemmeside. Forretningsføreren indkalder bidrag hertil
–i sidste halvdel af juni, når kommende sæsons haltider er kendte.
Trænerkurser i DGI
· Kan efter ansøgning til bestyrelsen bevilges trænerkurser i DGI